Assemblea Generale
L'Assemblea si svolgerà in videoconferenza giovedì 24 ottobre 2024, con inizio alle ore 11:00.
Convocazione dell'Assemblea Generale
L'avviso di convocazione è stato pubblicato in data 12 settembre 2024:
- sulla Gazzetta Ufficiale n. 107 del 12 settembre 2024 (Parte II - Foglio delle Inserzioni);
- sul quotidiano “Il Corriere della Sera”;
- sulla sezione “Documenti utili” di questa pagina.
Ordine del giorno
Gli argomenti all’ordine del giorno dell'Assemblea Generale 2024 sono:
a) esame della relazione del Consiglio di sorveglianza di cui all’art. 12, comma 1, punto (i) dello Statuto;
b) esame della relazione del Consiglio di gestione di cui all’art. 12, comma 1, punto (ii) dello Statuto;
c) deliberazioni relative alle linee guida di cui all'art. 12, comma 6, dello Statuto;
d) varie ed eventuali.
Partecipare all'Assemblea
Ciascun associato riceverà via e-mail e pec il Biglietto di ammissione all’Assemblea e il link alla procedura di registrazione. Il Biglietto e il link saranno disponibili anche nel Portale Autori ed Editori nella sezione dedicata.
Gli associati che intendono partecipare e votare in prima persona dovranno effettuare la registrazione.
Dopo che l’associato avrà completato la registrazione, SIAE verificherà i dati e invierà una conferma dell'avvenuta registrazione.
Gli associati che intendono designare un delegato a partecipare all’Assemblea in propria vece dovranno seguire gli adempimenti indicati nella sezione “Deleghe”.
Quanto tempo ho per registrarmi/conferire delega?
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È possibile registrarsi o conferire delega all’Assemblea dal 12 settembre fino alle ore 23.59 del 21 ottobre. Questo ultimo termine è da considerarsi essenziale ed inderogabile a garanzia del buon funzionamento dell’Assemblea ed al fine di garantire la partecipazione di tutti coloro che lo desiderano.
Come prenotarsi per intervenire durante l’Assemblea?
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Tutti gli associati hanno il diritto di intervenire durante l’Assemblea effettuando un intervento che dovrà essere strettamente inerente a un argomento all’ordine del giorno.
Per poter intervenire è sufficiente indicarlo in fase di registrazione online, o in fase di compilazione del modulo della delega per coloro che intendono designare un delegato.
Chi può assistere ai lavori dell’Assemblea?
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Come previsto dallo Statuto, allo svolgimento dei lavori dell’Assemblea possono assistere i componenti in carica degli Organi della Società, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza e il Direttore Generale. Possono inoltre assistere, su invito del Presidente, esperti e giornalisti.
Per la partecipazione all’Assemblea è previsto un compenso o rimborso?
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No, la partecipazione all’Assemblea non dà diritto ad alcun compenso o rimborso delle spese sostenute.
È previsto un numero legale minimo di partecipanti per la validità dell’Assemblea?
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No, non è previsto.
Votare in Assemblea
Possono votare gli associati in regola con la quota associativa, compresi gli eredi associati.
Per poter votare è necessario che l’iscrizione sia stata perfezionata entro e non oltre il 01 luglio 2024. Non è possibile, quindi, associarsi e votare il giorno stesso dell’Assemblea.
In caso di comunione ereditaria il voto sarà espresso dal rappresentante eredi, come in precedenza individuato e nominato dagli eredi.
Come previsto dallo Statuto, i mandanti non possono votare.
Come si vota
Il giorno precedente all'Assemblea, ciascun associato che si è registrato/ha conferito delega riceverà un'email contenente il link per accedere all'Assemblea. Questa email verrà inviata all'indirizzo fornito durante la registrazione o, in caso di delega, all'indirizzo indicato nel modulo.
Durante l’Assemblea, all’apertura della votazione, il sistema mostrerà la prima scheda di voto e l’associato potrà esprimere la propria preferenza selezionando la sua scelta tra le opzioni visualizzate. Dopo aver confermato la preferenza espressa il processo sarà concluso e il voto non potrà essere modificato.
Il partecipante che detiene più deleghe o è rappresentante di più persone giuridiche potrà votare in maniera differenziata, ossia esprimerà un voto per ciascun soggetto rappresentato.
A quanti voti ha diritto ciascun associato?
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I voti esprimibili da ciascun associato sono calcolati in base a quanto previsto dai commi 2 e 3 dell’art. 14 dello Statuto. Il numero dei voti esprimibili è indicato nel Biglietto di Ammissione all’Assemblea pubblicato sul Portale Autori ed Editori, nella sezione “Assemblea Generale 2024”, e inviato a ciascun associato via e-mail e/o PEC.
Gli associati minorenni possono votare?
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Gli associati che hanno compiuto i 16 anni di età possono votare.
Per gli associati under 16 può invece votare un genitore, o chi ne esercita la potestà genitoriale, presentando apposito atto notorio con le stesse modalità previste per la votazione con delega.
Si vota un solo giorno, quello dell’Assemblea, oppure è possibile votare da remoto anche nei giorni seguenti?
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Si vota esclusivamente il giorno dell’Assemblea.
Deleghe
Ciascun associato, sia persona fisica che giuridica, può designare un delegato a partecipare all’Assemblea in sua vece.
L'associato che conferisce delega affiderà ad un unico delegato l'espressione dei voti cui ha titolo, per tutti i punti indicati nella sezione “Ordine del giorno”.
Il giorno prima dell'Assemblea, il delegato riceverà all’e-mail indicata nella delega il link per partecipare all’Assemblea e votare.
Ogni delegato può portare un massimo di dieci deleghe.
Documentazione necessaria
Se l'associato è una persona fisica, dovrà inviare:
- il proprio documento di identità;
- la delega compilata e sottoscritta sia da se stesso, quale associato e delegante, sia dalla persona delegata a partecipare e votare all’Assemblea;
- il documento di identità del delegato.
Se l'associato è una persona giuridica, dovrà inviare:
- il documento di identità del legale rappresentante (o, comunque, del soggetto dotato dei poteri di partecipazione all’Assemblea SIAE) dell’associato persona giuridica che conferisce la delega;
- la delega compilata e sottoscritta sia da se stesso, quale associato e delegante, sia dalla persona delegata a partecipare e votare all’Assemblea;
- il documento di identità del delegato;
- il modulo di autocertificazione del legale rappresentante/titolare d'impresa individuale.
Qualora l’autentica effettuata dal notaio attesti espressamente la qualifica della persona che conferisce delega per l’associato persona giuridica, non sarà necessario allegare la sopra indicata autocertificazione.
È possibile che l’associato persona giuridica abbia designato un delegato per i rapporti con SIAE, ivi inclusa la partecipazione all'Assemblea Generale. In tal caso, il delegato dovrà inviare un documento di identità e l'atto sulla base del quale è stato autorizzato al voto (ad esempio: delibera del Consiglio di Amministrazione) con le stesse modalità previste per le deleghe.
Modalità di presentazione e invio delle deleghe
La delega, insieme a tutti i documenti sopra elencati, può essere inviata in una delle seguenti modalità:
- delega scritta con firma autografa autenticata da un notaio o da un pubblico ufficiale, inviata tramite raccomandata indirizzata a SIAE, Viale della Letteratura n. 30 - 00144 Roma all’attenzione dello staff del Direttore Generale
- delega scritta con firma digitale del delegante, inviata a mezzo PEC all’indirizzo assembleagenerale2024@pec.siae.it
- delega scritta priva di autentica trasmessa a mezzo PEC all’indirizzo assembleagenerale2024@pec.siae.it
Qualora si tratti di delega scritta con firma autografa, poiché si è riscontrata una divergenza di interpretazioni sul territorio nazionale, è opportuno che l’associato verifichi preventivamente la disponibilità dei Pubblici Ufficiali diversi dal notaio ad autenticare la delega.
Termini per l'invio della documentazione
Le deleghe possono essere inviate dal 12 settembre 2024 fino alle ore 23:59 del 21 ottobre 2024.
In caso di invio tramite raccomandata farà fede il timbro postale. Il termine del 21 ottobre 2024 ore 23:59 si deve ritenere essenziale e perentorio, a tutela dell’intero sodalizio e per assicurare la buona riuscita dell’Assemblea.
Priorità delle deleghe
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Nel caso in cui un associato dia delega a due rappresentanti diversi, la seconda delega concessa, in ordine di tempo, revoca implicitamente la prima.
Chi non può essere delegato a rappresentare un associato in Assemblea?
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Come previsto nello Statuto, non possono svolgere la funzione di delegati i componenti degli Organi Sociali, i componenti delle Commissioni Consultive SIAE, i dipendenti della Società, il Direttore Generale, gli appartenenti all'Ufficio di Controllo Interno e all'Organismo di Vigilanza.
Informazioni e assistenza
Per ogni informazione utile alla partecipazione all’Assemblea, gli associati possono:
- telefonare al numero 06 5990 5100, attivo dal lunedì al venerdì, dalle ore 09:00 alle ore 17:00;
- inviare una richiesta di assistenza, selezionando “Informazione/Assistenza”, area “Servizi correlati alla gestione del rapporto associativo (Servizio Clienti)”, argomento “Assemblea Generale 2024”;
- Interagire con Eva, la nostra chatbot basata sull'intelligenza artificiale, che si trova in basso a destra.
Documenti utili
- Avviso di Convocazione Assemblea Generale 2024 (Gazzetta Ufficiale n. 107 del 12 settembre 2024 | Parte II - Foglio delle Inserzioni)
- Statuto SIAE
- Modello delega persona fisica
- Modello delega persona giuridica
- Modello autocertificazione Legale Rappresentante
- Assemblea Generale 2024 - Informativa sul trattamento dei dati personali